1: Algemeen

Herentalse Wandelclub vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

Als Wandelclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens.

Herentalse Wandelclub

Zetel: Netelaan 32, 2200 Herentals

Emailadres: willy.geerinckx@telenet.be

Tel: 014/22 09 00

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2: Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door de Herentalse Wandelclub vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinde en rechtsgronden:

° Clubadministratie: verwerking gegevens lidmaatschap en verzekering (contractuele grond)

° Communicatie met leden: versturen van nieuwsbrieven, mails (gerechtvaardigd belang)

° Administratie deelnemers aan wandeltochten: verwerking gegevens deelname deelnemers leden (contractuele grond)

Deelnemers niet-leden (contractuele grond)

° Administratie deelnemers aan clubactiviteiten: verwerking gegevens deelname

Deelnemers leden (contactuele grond)

Deelnemers niet leden (gerechtvaardigd belang)

° Communicatie met deelnemers aan organisaties

° Beheren van sociaal media: deelnemers/leden, deelnemers/niet-leden, contacten bij andere clubs, vrijwilligers, sympathisanten, sponsors, contacten bij lokale overheid of federatie.

° Sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)

° Gerichte foto’s (toestemming)

° Beheren clubwebsite/clubblad (gerechtvaardigd belang)

° Bestuurders (gerechtvaardigd belang)

° Leden (gerechtvaardigd belang)

Persoonlijke gegevens – familienieuws (toestemming)

° Sponsors (contractuele grond)

° Bijhouden gegevens sponsors en steunende leden (gerechtvaardigd belang)

° Financiële administratie: verwerking gegevens i.v.m. betalingen/facturatie deelnemers leden, niet-leden, sponsors (contractuele grond)

° Het bekomen van subsidiering door de overheid: (wettelijke verplichting)

3: Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

° Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

° Rijksregisternummer

° Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, leeftijd, clubnummer,            lidnummer, aansluitingsdatum bij de club, functie binnen de club, gevolgde       opleiding betreffende sport/wandelen.

° Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer)

° Beeldmateriaal: het betreft hier foto’s gemaakt op onze tochten en clubactiviteiten.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact) Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten vereniging/clubs of federaties. Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4: Verstrekking van gegevens aan derde-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

° het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service          Provider)

° het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting)

° het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, servers)

° het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat

° het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

° het verzorgen (en verspreiden) van ons ledenblad en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarde.

Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

5: Verstrekking van gegevens aan derde-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende partijen:

° Verbonden organisaties die deel uitmaken van de sportfederatie (de federatie zelf,           de andere clubs die behoren tot de federatie)

° Subsidiërende overheden

° Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (waardoor     deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Met deze partijen (derde-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derde doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. In het kader van een politionele of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derde voor commerciële doeleinde.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derde indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte.

6 Minderjarige

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7 Bewaartermijn

De Herentalse Wandelclub bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is verplicht.

8 Beveiliging van gegevens

° We hanteren een gebruiksnaam en wachtwoord op al onze systemen

° Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

9 Je rechten omtrent je gegevens

° Je hebt recht van inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op jouw betrekking hebben.

°Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

° Je hebt recht op het gegevenswissen (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

° Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen je adequaat te identificeren.

10 Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd recht een klacht in te dienen bij de:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

11 Wijziging Privacyverklaring

De Herentalse Wandelclub kan de privacyverklaring steeds wijzigen.